Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów

Jeżeli przechodzisz Symulację w Rekrutacji, do której zaprosił Cię Pracodawca, administratorem Twoich danych osobowych w tej rekrutacji jest ten Pracodawca. Jego nazwę widzisz na ekranie startowym Symulacji i w zaproszeniu. My przetwarzamy te dane w jego imieniu i na jego zlecenie, na podstawie umowy powierzenia, którą z nim zawarliśmy.

My, Talent Quest Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, Al. Mjr. Wacława Kopisto 8B/216, 35-315 Rzeszów, KRS 0001238390, NIP 8133951448, jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych w zakresie Twojego Konta, symulacji ogólnych, Certyfikatów, Profilu i jego udostępniania na Giełdzie Talentów, newslettera, kontaktu z Tobą oraz bezpieczeństwa Serwisu. Pracodawca, który zapozna się z Twoim Profilem na Giełdzie Talentów, staje się administratorem tych danych.

W sprawach dotyczących Twoich danych napisz do nas na [email protected] albo listownie na adres siedziby. Jeżeli Twoja sprawa dotyczy danych w rekrutacji Pracodawcy, przekażemy ją Pracodawcy i pomożemy mu odpowiedzieć. Możesz też zwrócić się bezpośrednio do niego.

Od Ciebie: gdy rozpoczynasz Symulację lub rejestrujesz się w Serwisie, ustawiasz hasło, uzupełniasz Profil, zapisujesz się na newsletter albo piszesz do nas.

Od Pracodawcy: jeżeli Pracodawca zaprasza Cię do Rekrutacji e-mailem, przekazuje nam Twoje imię, nazwisko i adres e-mail oraz treść zaproszenia. Używamy ich tylko po to, aby wysłać Ci zaproszenie i przypisać Twoją Symulację do tej Rekrutacji. Jeżeli dostałeś od Pracodawcy link, dane podajesz sam na ekranie startowym.

Z Twojej pracy w Symulacji: zapisujemy czynności, które wykonujesz na wirtualnym pulpicie, oraz treści, które tworzysz, czyli wiadomości, notatki i dokumenty. Podczas rozmowy głosowej Twój głos jest przesyłany do dostawcy modelu językowego (rozdział 6) i zamieniany na tekst. Zapisujemy transkrypcję.

Część danych powstaje u nas: z zapisu Symulacji wyliczamy Twoje wyniki, przygotowujemy oceny i podsumowania oraz przyznajemy Certyfikaty (rozdział 5).

Gdy korzystasz z Serwisu, zapisujemy też automatycznie adres IP i dane techniczne połączenia.

Przetwarzamy następujące dane:

1. a)dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail oraz hasło do Konta, które przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego,
2. b)dane z Profilu: numer telefonu, lokalizację, oczekiwane wynagrodzenie, tryb pracy, stanowiska, które Cię interesują, oraz CV wraz z informacjami, które w nim zamieściłeś,
3. c)zapis Symulacji: dziennik czynności na wirtualnym pulpicie, treść wiadomości, notatek i dokumentów, które napisałeś, transkrypcje rozmów głosowych oraz czas rozpoczęcia i zakończenia Symulacji,
4. d)wyniki: wynik procentowy, wyniki cech i narzędzi, oceny kryteriów z uzasadnieniami, podsumowanie i pytania na rozmowę przygotowane przez model językowy oraz przyznane Certyfikaty,
5. e)dane o Koncie: historię Symulacji, zaproszenia od Pracodawców, ustawienia powiadomień, zapis na newsletter i ustawienie widoczności Profilu,
6. f)dane techniczne: adres IP i dane techniczne połączenia, a jeżeli wyrazisz zgodę na cookies analityczne, także dane o odwiedzinach,
7. g)treść Twojej korespondencji z nami, w tym reklamacji.

Nie potrzebujemy danych szczególnych kategorii, na przykład o Twoim zdrowiu, poglądach lub wyznaniu (art. 9 RODO). Nie umieszczaj ich w Profilu, w CV ani w Symulacji.

Symulacja w Rekrutacji Pracodawcy: Pracodawca przetwarza Twoje dane, aby przeprowadzić rekrutację i ocenić Twoje umiejętności na podstawie Raportu. Podstawą jest podjęcie na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy o pracę albo innej umowy, na podstawie której miałbyś wykonywać pracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). My przetwarzamy te dane na jego zlecenie (rozdział 1).

Konto, symulacje ogólne i Certyfikaty: Zakładamy i prowadzimy Twoje Konto, zapisujemy Symulacje i wyniki, przyznajemy Certyfikaty i wysyłamy Ci wiadomości o Symulacjach i Koncie, aby wykonać umowę, którą zawierasz z nami, akceptując Regulamin dla kandydatów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Profil i Giełda Talentów: Przechowujemy Twój Profil i pokazujemy go Pracodawcom na Giełdzie Talentów, jeżeli włączysz widoczność. To również wykonanie umowy z Tobą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Pracodawca, który zapozna się z Twoim Profilem, przetwarza go we własnym celu: aby zaproponować Ci udział w rekrutacji lub pracę.

Newsletter: Wysyłamy go tylko wtedy, gdy się na niego zapiszesz. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w każdej chwili w ustawieniach Konta albo linkiem w wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszej wysyłki.

Bezpieczeństwo i nadużycia: Używamy adresu IP i danych technicznych, aby chronić Serwis przed nadużyciami i ograniczać liczbę zapytań do modelu językowego. To nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Statystyka odwiedzin: Jeżeli wyrazisz zgodę w banerze cookies, używamy narzędzia PostHog, aby liczyć odwiedziny i sprawdzać, jak korzysta się z Serwisu. Przetwarzamy wtedy identyfikator zapisany w cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzane strony, kliknięcia i przewijanie, przybliżoną lokalizację wyznaczoną z adresu IP, którego PostHog nie zapisuje, oraz zapis przebiegu wizyty, w którym nie widać treści wpisywanej w pola. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies. Zasady cookies opisuje rozdział 7 Polityki prywatności.

Kontakt i reklamacje: Odpowiadamy na Twoje pytania i rozpatrujemy reklamacje, aby wykonać umowę z Tobą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Roszczenia i obowiązki prawne: Możemy przetwarzać Twoje dane, aby ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami (nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz aby wykonać obowiązki, które nakłada na nas prawo, na przykład udzielić informacji uprawnionemu organowi (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

W Symulacji Twoi rozmówcy, czyli klienci i współpracownicy, z którymi piszesz lub rozmawiasz głosowo, są odgrywani przez model językowy. Asystent AI na pulpicie także jest sztuczną inteligencją.

Wynik liczymy na podstawie zapisu Symulacji. Każde zadanie ma kryteria: część sprawdza algorytm automatycznie, na przykład czy wysłałeś wiadomość do właściwej osoby, a część ocenia model językowy według opisu kryterium, na przykład czy odpowiedź była uprzejma i kompletna. Z ocen kryteriów powstaje wynik procentowy oraz wyniki cech i narzędzi. Model językowy przygotowuje też uzasadnienia ocen, a w rekrutacji Pracodawcy podsumowanie i propozycje pytań na rozmowę.

Ta ocena jest profilowaniem w rozumieniu RODO, bo automatycznie analizuje Twoje umiejętności zawodowe. W rekrutacji Pracodawcy wynik trafia do Raportu, który dostaje Pracodawca. W symulacjach ogólnych wynik widzisz w Koncie, liczy się do Certyfikatów i, jeżeli włączysz widoczność Profilu, pokazujemy go Pracodawcom na Giełdzie Talentów.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Raport wspiera decyzję Pracodawcy, ale jej nie zastępuje. O zatrudnieniu decyduje osoba prowadząca rekrutację. Jedynym automatycznym rozstrzygnięciem jest przyznanie Certyfikatu, gdy Twój wynik osiągnie próg z rozdziału 13 Regulaminu dla kandydatów.

W rekrutacji oceniamy Twoją pracę z udziałem systemu sztucznej inteligencji, który Akt o sztucznej inteligencji (rozporządzenie (UE) 2024/1689) zalicza do systemów wysokiego ryzyka, ponieważ służy do rekrutacji i selekcji kandydatów. Informujemy Cię o tym przed rozpoczęciem Symulacji, także w imieniu Pracodawcy. Masz prawo uzyskać wyjaśnienie wyniku i roli, jaką odegrał w decyzji rekrutacyjnej: napisz do nas na [email protected] albo zapytaj Pracodawcę.

Pracodawca: w jego Rekrutacji przekazujemy mu Raport z Symulacji, czyli Twój wynik, oceny kryteriów z uzasadnieniami, treść Twoich wiadomości z Symulacji, podsumowanie i propozycje pytań na rozmowę oraz Twoje imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu, jeżeli podałeś go w Profilu. Na Giełdzie Talentów Pracodawcy z dostępem do niej widzą Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, Profil i wyniki symulacji ogólnych, jeżeli włączysz widoczność Profilu. Pracodawca może pobrać Raport lub Profil do swojego oprogramowania. Za ich dalsze wykorzystanie odpowiada jako administrator.

Podmioty, które przetwarzają dane na nasze zlecenie: dostawca hostingu, na którego serwerach działa Serwis i baza danych, Cloudflare, Inc., przez którego sieć przechodzi ruch do Serwisu i który chroni go przed atakami, dostawca usługi wysyłki wiadomości e-mail z Serwisu, Google Ireland Limited, którego model językowy Gemini odgrywa rozmówców w Symulacji, ocenia część kryteriów i przygotowuje podsumowania, z którego poczty i narzędzi biurowych korzystamy, odpowiadając na Twoje wiadomości, oraz PostHog, Inc., którego narzędzie zbiera statystyki odwiedzin, jeżeli wyrazisz zgodę na cookies analityczne. Wszyscy działają na podstawie umów z nami i tylko w celach, które im wskazujemy. Aktualną listę tych podmiotów publikujemy na talent-quest.pl.

Organy publiczne, na przykład sąd lub Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli zwrócą się do nas na podstawie przepisów prawa.

Serwis i Twoje dane przechowujemy na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).

Poza EOG dane mogą trafić do Stanów Zjednoczonych w trzech przypadkach: do Google, gdy jego model językowy przetwarza treść Twojej pracy w Symulacji albo gdy korzystamy z jego poczty, do Cloudflare, przez którego sieć przechodzi ruch do Serwisu, oraz do PostHog, którego pracownicy lub podwykonawcy mogą mieć dostęp do danych o odwiedzinach przechowywanych na serwerach w Niemczech, na przykład przy obsłudze zgłoszeń. Google i Cloudflare uczestniczą w programie EU-U.S. Data Privacy Framework, uznanym decyzją Komisji Europejskiej (art. 45 RODO). Z wszystkimi trzema podmiotami stosujemy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję (art. 46 RODO). Kopię tych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na [email protected].

Konto i wszystko, co w nim zapisujemy (Profil, CV, historia Symulacji, wyniki symulacji ogólnych, Certyfikaty, zaproszenia): dopóki nie usuniesz Konta. Możesz to zrobić w każdej chwili w jego ustawieniach, na zasadach z rozdziału 10 Regulaminu dla kandydatów.

Raport i pozostałe dane z Symulacji w Rekrutacji Pracodawcy, którymi dysponuje Pracodawca, w tym dane z zaproszenia: do czasu, aż Pracodawca usunie Rekrutację, nie dłużej niż 12 miesięcy od jej zakończenia. Ten termin obowiązuje także wtedy, gdy wcześniej usuniesz Konto. O wcześniejsze usunięcie możesz poprosić Pracodawcę. Zapis tej Symulacji w Twoim Koncie przechowujemy na zasadach z punktu 8.1.

Widoczność Profilu na Giełdzie Talentów: 30 dni od włączenia, chyba że ją przedłużysz albo wcześniej wyłączysz.

Newsletter: do czasu, aż się z niego wypiszesz.

Dane techniczne połączenia, w tym adres IP: 30 dni.

Dane o odwiedzinach w PostHog: 12 miesięcy, a zapisy przebiegu wizyt: 30 dni. Cookies analityczne działają najwyżej 12 miesięcy od wyrażenia zgody.

Korespondencja z Tobą, reklamacje oraz dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: do czasu przedawnienia roszczeń.

Po upływie tych okresów dane usuwamy albo anonimizujemy.

Masz prawo:

1. a)uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię (art. 15 RODO),
2. b)sprostować dane nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO),
3. c)usunąć dane, na przykład usuwając Konto (art. 17 RODO),
4. d)ograniczyć przetwarzanie, na przykład na czas wyjaśniania, czy dane są prawidłowe (art. 18 RODO),
5. e)przenieść dane, które nam dostarczyłeś, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
6. f)wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, czyli w celach z punktów 4.5 i 4.8, ze względu na Twoją szczególną sytuację (art. 21 RODO),
7. g)wycofać zgodę na newsletter i na cookies analityczne w każdej chwili, w sposób opisany w punktach 4.4 i 4.6 (art. 7 RODO).

Dane w Profilu, adres e-mail, hasło, ustawienia powiadomień i widoczność Profilu zmieniasz sam w Koncie. Tam też usuwasz Konto. W pozostałych sprawach napisz na [email protected]. Jeżeli Twoje żądanie dotyczy danych w Rekrutacji Pracodawcy, postępujemy tak, jak opisaliśmy w punkcie 1.3.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Podanie imienia, nazwiska i adresu e-mail jest warunkiem zawarcia umowy: bez nich nie rozpoczniesz Symulacji ani nie założysz Konta. Hasło jest potrzebne, aby zalogować się do Konta.

Dane w Profilu, w tym CV, podajesz dobrowolnie. Bez nich nadal możesz przechodzić Symulacje i zdobywać Certyfikaty. Zapis na newsletter jest dobrowolny.

Z Serwisu mogą korzystać osoby pełnoletnie.

Możemy zmienić tę informację, gdy zmienią się nasze usługi, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem talent-quest.pl/informacja-o-danych.

Jeżeli zaczniemy przetwarzać Twoje dane w celu innym niż opisane tutaj, poinformujemy Cię o tym, zanim to zrobimy.